Esclusa la natura di restituzione di spese addebitate analiticamente. Scatta la ritenuta del 20% ma resta la chance deduzione dei costi sostenuti
Il rimborso delle spese chilometriche sostenute dai lavoratori autonomi, pur se commisurato ai chilometri effettivamente percorsi, non rappresenta un rimborso di spese «addebitate analiticamente» al committente e, pertanto, concorre alla formazione del reddito di lavoro autonomo in base all’articolo 54, comma 1, del Tuir ferma restando la deducibilità delle spese sostenute dall’esercente arte o professione per l’esecuzione dell’incarico.
È questa la conclusione a cui giunge l’agenzia delle Entrate con la risposta n. 270/2025 all’istanza presentata da un professionista volta a chiarire se i rimborsi chilometrici, comprovati da riscontri oggettivi quali la misurazione della distanza tramite strumenti di mappatura stradale o evidenze a mezzo sistemi di addebito dei pedaggi autostradali, possano essere annoverati tra le spese che, se riaddebitate al cliente, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo in base all’articolo 54, comma 2, lettera b) Tuir nella versione in vigore dal 31 dicembre 2024 ma di fatto applicabile dal 2025.
La nuova formulazione del reddito di lavoro autonomo, come risultante dal Dlgs 192/2024, con l’introduzione del principio di onnicomprensività prevede l’imponibilità di tutte le somme e i valori in genere a qualunque titolo percepiti nel periodo di imposta in relazione all’attività artistica o professionale, con l’esclusione, dalla formazione del reddito, del rimborso delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione di un incarico addebitate analiticamente in capo al committente.
A fronte della non imponibilità dei rimborsi delle spese addebitate analiticamente ne consegue la loro indeducibilità introducendo così una sostanziale neutralità fiscale di queste spese.
Nella pratica professionale è frequente la richiesta del rimborso delle spese chilometriche sostenute per le trasferte per l’esecuzione di un incarico considerando anche il fatto che il contrasto di interessi tra committente e professionista dovrebbe essere sufficiente a disincentivare possibili comportamenti evasivi.
Nel caso dei rimborsi chilometrici l’Agenzia ritiene che manchi l’analiticità richiesta dalla norma per poter escludere il relativo rimborso dalla formazione del reddito di lavoro autonomo con la conseguenza che tali somme dovranno essere considerate a tutti gli effetti dei compensi con l’ulteriore obbligo, per il committente sostituto d’imposta, di assoggettarli a ritenuta a titolo d’acconto del 20% prevista dall’articolo 25 del Dpr 600/1973.
Escluso il rimborso chilometrico da quelli non imponibili vi sono, nella pratica, altri rimborsi frequenti quali quelli delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio. I relativi rimborsi analitici diventano irrilevanti ai fini della determinazione del reddito di lavoro autonomo, non concorrendo alla formazione del reddito sia dal lato attivo, con conseguente inapplicabilità della ritenuta da parte del committente sostituto d’imposta, sia dal lato passivo con conseguente indeducibilità delle spese sostenute oggetto di rimborso.
Tali spese devono essere effettivamente sostenute dal professionista in relazione allo svolgimento dell’incarico professionale e indicate in fattura in modo separato rispetto ai compensi spettanti oltre a dover essere comprovate da idonea documentazione da cui si evinca puntualmente la tipologia di spesa sostenuta e l’esatta riferibilità all’attività professionale, così da consentire un controllo di coerenza e correttezza, al fine di evitare che il rimborso possa eccedere il costo effettivamente sostenuto e quindi rappresentare per il professionista una forma di compenso.
